Quy trình SOP — viết ra để người phụ trách khâu làm đúng như người đã chạy khâu ấy nhiều năm
Quy trình không phải tài liệu để trưng. Đó là cách một việc được làm đúng ngay cả khi người tư vấn lâu năm nhất đang bận với khách khác. Với một doanh nghiệp thương mại, số đơn nhiều và vòng đời mỗi đơn ngắn, nên quy trình viết ra giúp được nhiều hơn so với những ngành mỗi năm vài chục hợp đồng.
Một quy trình gồm sáu trường — thiếu trường nào là người đọc phải hỏi lại
Chúng tôi giữ đúng sáu trường này cho mọi quy trình, để người phụ trách khâu đọc là làm được và Agent đọc là nhắc được. Quy trình dài hay ngắn không quan trọng bằng việc đủ sáu trường.
một câu nói rõ quy trình phục vụ kết quả nào
tên vai, không tên người — vai đổi người thì quy trình vẫn đúng
thiếu thứ nào thì chưa bắt đầu được, và xin ở đâu
mỗi bước một hành động, có thể kiểm tra được là đã làm hay chưa
tình huống nào thì dừng và trình ai — nối thẳng về Luật 0
sản phẩm của quy trình đi vào kho nào, mang mã gì
Bộ quy trình phủ tám khâu — viết theo đợt, không viết một lần cho hết
Đây là tám khâu chung của một doanh nghiệp thương mại trong hệ sinh thái kiến trúc và xây dựng. Bấm từng ô để xem quy trình của khâu ấy trả lời câu gì.
Gắn mã khách với cơ hội hoặc đơn; một người chịu trách nhiệm chính cho từng cơ hội. Chuyển kênh có xác nhận và lịch sử, giữ nhóm phối hợp theo quyền.
Đối chiếu điều kiện sử dụng, quy cách và ngân sách. Mã thay thế phải có so sánh khác biệt và xác nhận của khách trước khi đổi.
Chọn đúng kênh, nhóm khách, phiên bản giá, thời hạn và điều kiện. Lưu bản báo giá đã gửi; giá mới không ghi đè đơn cũ.
Kiểm tồn đủ điều kiện xuất trừ lượng đã giữ cho đơn khác; xác nhận giữ hàng, hạn giữ và điều kiện thanh toán được duyệt. Hàng đang về chưa tính là sẵn sàng giao.
Đơn mua có mã, quy cách, số lượng và giá được duyệt. Theo dõi xác nhận cùng từng ngày dự kiến về, không lấy thời gian thường lệ làm cam kết.
Đối chiếu lô, số lượng, quy cách, tình trạng và chứng từ cần có. Hàng chờ kiểm hoặc lệch được giữ riêng, chưa tính vào tồn có thể giao.
Có xác nhận nơi nhận và điều kiện xuất hàng. Mỗi đợt giao có số lượng, lô hoặc số máy khi cần, người nhận và lượng còn thiếu.
Tra mã đơn và dòng hàng để xử lý trả, đổi, bảo hành; ghi trách nhiệm, hạn xử lý và kết quả. Chỉ đóng đơn khi nghĩa vụ đã hoàn tất hoặc tồn đọng đã được các bên xác nhận.
Cách viết — bốn nguyên tắc rút từ những quy trình thật sự được dùng
Quy trình sống ra sao sau khi viết xong
Người vừa nhận khâu mở đúng quy trình của vai mình, làm theo, và biết chỗ nào phải hỏi.
Agent của phòng đọc quy trình, nhắc bước còn thiếu và dẫn đúng mã quy tắc khi gặp chỗ phải dừng.
Việc chưa có tiền lệ được hỏi, chốt, rồi ghi vào kho LUẬT 0 — quy trình được bổ sung ở lần soát kế.
Mỗi quy trình có ngày soát gần nhất và người ký. Bản hết phù hợp thì đánh dấu, giữ lại để biết vì sao trước đây làm thế.
Cửa vào
Bộ quy trình của doanh nghiệp anh chị bắt đầu từ phòng có nhiều việc lặp nhất, viết trong tuần 2 và làm dày ở tuần 4. Anh chị trả lời và ký, chúng tôi soạn và dựng.
Liên hệ — Hotline · Zalo · EmailĐây là bản khung. Cách làm từng khâu do người trong nghề của anh chị nói ra và ký.